La Transformación hacia una Organización Ágil

Hoy más que nunca nos damos cuenta de que una empresa que no se adapta, no aprende de lo que sucede a su alrededor y no está dispuesta a tomar riesgos calculados, muy rápidamente se queda atrás. En nuestra circunstancia actual, y sin si quiera darnos cuenta, hemos sido forzados a transformar nuestros estilos de trabajo en empresas ágiles. El enfoque en aportar valor a la empresa, cuidar a los clientes y eliminar actividades no prioritarias, han sido parte esencial en la supervivencia estos últimos meses, dando pie a la innovación, atención a prioridades, auto- nomía de equipos, mejora de procesos y mejoras en flujos de información. Lograr la transformación cultural hacia la agilidad es difícil, pero, ejecutada de manera correcta, aporta beneficios a través de cada nivel de la organización.

La agilidad se crea con autonomía en los equipos, tomando decisiones más rápidas y asumiendo riesgos y errores. Cabe recalcar que llevar una cultura Ágil no es para todos. Se requiere de cierto grado de flexibilidad, lo cual no necesariamente es permitido en procesos de alto riesgo o de muy alta calidad.

La transformación a la agilidad resulta en la disminución de cuellos de botella, aumento en la productividad, aprendizaje constante y nuevas oportunidades para acercar nuestros productos y servicios a clientes y proveedores. Sin embargo, a pesar de haber cambios positivos en el proceso de transformación, es común encontrar resistencia del nivel más alto de la organización, disolviendo la transformación y regresando a la manera anterior de hacer las cosas. Es por ello por lo que el primer y más importante requisito es el compromiso del liderazgo. Existen 5 puntos críticos que debe empujar como líder de su organización para promover su transformación a la agilidad.

1. Establecer una visión

Es importante desarrollar una visión clara de lo que se quiere lograr y comunicarla a la organización.

Antes de entrar en un periodo de transformación, es importante preguntarse:

• ¿Por qué estoy haciendo este cambio?
• ¿Qué me llevó a buscar esta transformación?
• ¿Qué espero obtener?

• ¿Cuáles son las implicaciones?
• ¿Mi equipo directivo está dispuesto a promover el cambio?

Un ejercicio simple es la lluvia de ideas enfocada hacia el “porqué”. En GPC recomendamos definir los objetivos estratégicos acompañado del equipo directivo, lo cual facilita su implementación. Una vez definida la visión unificada, el mismo equipo deberá establecer la estrategia de transformación para obtener los resultados que se esperan a corto, mediano y largo plazo. Cada líder debe trabajar cercanamente con sus equipos para ejecutar la nueva estrategia y asegurarse de no reincidir en las metodologías anteriores del trabajo.

2. Transformación de líderes

La transformación requiere de un esfuerzo significativo de parte de los líderes, ya que tendrán que desaprender muchos hábitos y comportamientos que fueron claves para el éxito de su negocio. Son responsables de identificar, definir, implementar y asegurar la ejecución de los objetivos.

Deben hacerse preguntas clave para identificar los cambios necesarios para la transformación de la organización. ¿Qué ejercicios fueron claves para el éxito del negocio? ¿Qué decisiones influyeron en nuestro crecimiento? ¿Qué factores internos y externos afectaron nuestro desarrollo? Adicionalmente habrá que preguntarse, ahora que la situación es distinta, ¿Qué prácticas debo modificar? ¿Qué factores nuevos afectan el desarrollo el día de hoy? Es aquí donde la introspección, la perseverancia y la mentalidad abierta al cambio son importantes para no reincidir en la cultura del pasado.

3. Desarrollar hábitos Ágiles

Para transformarse en una empresa ágil, se requiere poner en práctica la confianza, la paciencia, el trabajo en equipo y la comuni- cación. Es importante que se identifiquen y evalúen los hábitos que se practican en la organización para así poder fortalecer las debilidades y explotar sus fortalezas.

Un ejemplo práctico utilizado para lograr una comunicación más efectiva es el cronometrar y limitar las reuniones diarias. Esto se puede lograr estableciendo objetivos claros y con un enfoque en resultados para que sean más eficientes las reuniones. Cada organización podrá adoptar distintos hábitos Ágiles que le permitan alcanzar la transformación que desea.

4. El empoderamiento del equipo

Crear autonomía en un equipo de trabajo promueve la responsabilidad sobre su área y propicia la creatividad; esto permite la toma de decisiones y reacción rápida ante nuevas circunstancias o necesidades.

Para lograr empoderar a los equipos de trabajo, los líderes necesitan compartir la visión y los objetivos al resto de la organización, desarrollar la confianza entre el equipo y promover la proactividad. Esto facilita que la toma de decisiones no sea detenida por burocracia interna, se eliminen cuellos de botella innecesarios y exista un enfoque en la ejecución.

5. Desarrollar la flexibilidad

Será inevitable que existan errores y fracasos a lo largo de una trans- formación. Poder aprender y adaptarse ayuda a cambiar de dirección más rápidamente ante las nuevas necesidades de la organización.

Una empresa ejemplo y altamente reconocida es Amazon, quien se ha convertido en la empresa con el presupuesto mundial más alto en investi- gación y desarrollo. Amazon utiliza alrededor del 13% de sus ingresos en I+D, buscando enfocarse en el desarrollo de algoritmos más rápidos, identificación de tendencias de sus compradores, nueva tecnología y métodos nuevos de distribución, todo para aprender y adaptarse a las necesidades del cliente. No todas las ideas generadas serán efectivas, ni siempre se generarán ingresos por ellas, sin embargo, Amazon suelta las riendas para que su equipo de I+D sea capaz de explorar las necesidades de sus clientes, equivocarse y ser pioneros en su industria, pero siempre manteniendo un balance entre la libertad y la responsabilidad.

Una buena práctica que puede desarrollar cualquier empresa es realizar sesiones de retroalimentación. Estas sesiones rápidas se utilizan para que cada participante comparta retos a los cuales se ha afrontado y las soluciones que ha aplicado. Estas reuniones de 10-15 minutos proporcio- narán soluciones aplicables a otras áreas de la organización promoviendo la mejora continua y actualización de estrategias. A final de cuentas, el aprendizaje y la adaptabilidad terminan siendo más importantes que seguir un plan de trabajo estricto y sin flexibilidad.

“Una empresa ágil es aquella que tiene la capacidad de adaptarse a cualquier circunstancia; redefiniendo su estrategia, comunicándola a la organización y logrando sus objetivos”

Una empresa ágil es aquella que tiene la capacidad de adaptarse a cualquier circunstancia; redefiniendo su estrategia, comunicándola a la organización y logrando sus objetivos.

La transformación a una empresa Ágil no siempre tiene que tardar años. Hemos visto que, por la situación actual, alrededor del mundo se ven transformaciones aceleradas que logran acotar el tiempo de la transfor- mación a solo un año o incluso a unos meses. Esta velocidad logra derrotar el primordial oponente de la transformación: la resistencia al cambio. Existen muchos riesgos que van de la mano con un cambio veloz a llevar una cultura Ágil dentro de una organización, pero existen riesgos aún mayores en el estancamiento y no tener la velocidad necesaria para seguirse transformando y adaptando a los cambios de este nuevo mundo.

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