5 Recomendaciones para el Trabajo a Distancia

5 recomendaciones para el trabajo a distancia

Con la llegada de la pandemia por COVID-19, las organizaciones a lo largo del mundo se vieron forzadas a modificar su forma de operar de manera imprevista, haciendo todo tipo de malabares para minimizar los riesgos tanto para la salud de sus empleados como para la supervivencia de la empresa.

Para aquellas compañías con bajo nivel de dependencia al trabajo presencial -agencias de publicidad, servicios de consultoría y de capital humano entre otras- la decisión fue bastante clara: migrar a un modelo de trabajo a distancia. Sin embargo, para aquellas empresas que no pueden darse este lujo y tienen que continuar funcionando de manera presencial manufactureras, constructoras, servicios de transporte y logística entre otras los esfuerzos se han dirigido a la evasión de brotes del virus para proteger la operación; implementando medidas como: pagarle transporte privado a los empleados, asignar horarios partidos, aumentar equipo de seguridad y controles de acceso, habilitar más espacios de comedores, realizar pruebas aleatorias, etc.

El proceso de adaptarse a estos cambios seguro presentó diferentes retos para cada organización y para aquellas que su operación les permitió optar por el home office, esta transición también ha traído resultados favorables; empezando por la aceleración de los planes de adopción de tecnología1 y herramientas de trabajo para automatizar procesos y facilitar la interacción entre los empleados aún de manera remota.

A raíz de esto, las empresas han identificado incrementos en la productividad, colaboración, agilidad, inclusión y hasta mayor satisfacción laboral para sus empleados2 , esto sin considerar la posibilidad de reducir algunos gastos de operación como renta de oficinas y servicios, gastos de viaje, personal de seguridad y limpieza, etc.

Conforme el avance de la pandemia en otros países, cada vez escuchamos de más empresas que están redefiniendo su esquema de trabajo, la mayoría con modelos híbridos, pero algunos inclusive apostándole a trabajar de manera completamente remota.

En México, a medida que las restricciones de seguridad e higiene se revoquen, y con la intención de acelerar la recuperación económica, algunas organizaciones se verán tentadas a regresar a sus prácticas laborales previas a la pandemia; pero, considerando que se tiene una oportunidad inigualable de rediseñar el esquema de trabajo y de poner en práctica los aprendizajes de los últimos meses, antes de determinar el regreso a las oficinas -salvo aquellos puestos esenciales-, se debe evaluar la mejor manera de hacerlo.

Probablemente te estarás preguntando cómo saber cuál es el esquema de trabajo ideal. La realidad es que, no hay una sola respuesta correcta; cada modelo de negocio tiene diferentes necesidades que habrá que considerar al momento de tomar decisiones. Una herramienta muy útil es analizar posibles escenarios, considerando los habilitadores que requeriría cada uno y sus implicaciones.

Para que puedas visualizar cómo sería este análisis, uno de nuestros consultores, Bernardo Garibay, desarrolló un ejercicio para tres principales escenarios que se han estado evaluando: volver al esquema presencial, un modelo híbrido y un esquema totalmente remoto el cual se incluye en el Anexo 1 Sección 1. En él podrás revisar algunos supuestos y consideraciones útiles de acuerdo con las realidades de los trabajos en México y Monterrey3. Adicionalmente se incluye un ejercicio guiado para acompañarte en este proceso de evaluación de escenarios (ver Anexo 1, Sección 2).

Es importante destacar que el ejercicio adjunto se realizó desde una perspectiva meramente financiera, sin embargo, existen otros factores a considerar al momento de definir un nuevo esquema de trabajo para lo cual compartimos las cinco recomendaciones.

Identifica el impacto de cambios en el entorno

Para algunos será solo cuestión de poner en práctica las regulaciones de seguridad e higiene aplicables, pero para otros la pandemia habrá impactado su modelo de negocios debido a alteraciones en el comportamiento del mercado, de sus clientes, proveedores, acreedores, e inclusive de los empleados con respecto a las dinámicas de trabajo.

Algunas preguntas que será importante que te hagas son:

• ¿Cómo está el semáforo de riesgo en donde opero? ¿A qué regulaciones sanitarias me debo adherir? ¿Cómo cambiarán los espacios de trabajo con base en esto? ¿Qué recursos requiero para habilitarlos? ¿Cómo se sentirían mis empleados de regresar a las oficinas?

• ¿Cómo ha cambiado la pandemia el uso de mis instala- ciones físicas para operaciones, venta y back office? ¿Qué procesos se han vuelto más eficientes, cuáles menos y cuáles se han mantenido igual?

• ¿Sigo trabajando con los mismos proveedores? ¿Cómo se han afectado mis tiempos y movimientos por la pandemia? ¿Qué impacto ha tenido en mi capacidad de generar valor a mis clientes?

• ¿Cómo ha cambiado la interacción con mis clientes? Si opero tiendas/sucursales, ¿veo la misma confianza del cliente para visitarlas? ¿Tengo una estrategia para comunicar a mis clientes las medidas sanitarias en mis instalaciones? ¿He robustecido mi plataforma para atención en línea? ¿He tenido que ajustar mis canales de distribución o métodos de entrega? ¿Mis clientes siguen encontrando valor en mis productos o servicios?

• ¿Han cambiado los requerimientos por parte de mis acreedores (bancarios o no bancarios)? Plazos, tasas, quitas, etc. ¿Cómo ha impactado mis flujos y capacidad financiera?

Visualiza las necesidades de tu empresa

Te recomendamos empezar por mapear todas las actividades necesarias para la organización – claves y de soporte- para posteriormente clasificarlas según qué tan indispensable es ejecutarlas de forma presencial.

Necesidades de la empresa
El resultado de este ejercicio será la clave para identificar qué tipo de esquema puedes implementar, habrá quienes tengan la opción de trabajar completamente remoto y otros para los cuales simplemente no sea posible.

Considera las necesidades de tus empleados

Toma en cuenta que un mismo esquema de trabajo puede no ser funcional para todo el personal. Pues, aunque en general se han comprobado los beneficios del home office, no todos los empleados son más productivos bajo este esquema e inclusive algunos reportan un aumento del estrés3 debido a la falta de límites entre lo laboral y lo personal.

Con esto mente, procura:

• Mantener comunicación con tus empleados para comprender mejor sus necesidades y preferencias
• Probar diferentes esquemas de trabajo y pedir retroalimentación sobre su experiencia con ellos
• Adoptar herramientas para promover la integración del personal independientemente de su esquema de trabajo

 

Todo parece indicar que la disponibilidad de una vacuna para el coronavirus tomará su tiempo; durante este periodo puedes aprovechar para experimentar con diferentes modelos de trabajo para identificar aquellos aspectos que funcionan y aquellos que no querrás integrar a tus prácticas laborales.

Desarrolla un plan de implementación

Los tres pasos anteriores te permitirán diseñar el esquema bajo el cual se estará operando, pero pasar del diseño a la implementación implica mucho trabajo. Si quieres asegurar una transición exitosa, te recomendamos desarrollar un plan de implementación que facilite el seguimiento y la administración de los cambios.

5 recomendaciones para el trabajo a distancia

En otras publicaciones hemos resaltado la importancia de trabajar bajo un presupuesto y en esta ocasión no es diferente; además de los puntos anterores, presupuesta los gastos asociados a la transición y asegúrate de medir periódicamente las variaciones para tomar decisiones con respecto a las mismas.

Comunica los motivos detrás del nuevo sistema

Parte crucial de la implementación, será la comunicación de las nuevas formas de trabajo al personal, en donde no sólo deberás de darles claridad sobre los cambios que esto implica para ellos, sino también de cómo estos representan un paso hacia el cumplimiento de la estrategia de la empresa y el logro de sus objetivos.

Te recomendamos trabajar con el área de recursos humanos para diseñar una campaña que haga que tus empleados se sientan parte de este cambio, de ello dependerá su respuesta para adoptar y promover las nuevas formas de trabajo.

____________________________

El futuro permanece incierto, pero independientemente de la relajación de las medidas sanitarias y la reactivación de las economías, algo parece ser muy claro: de alguna forma u otra el home office llegó para quedarse. Esto no necesariamente signifi- cará olvidar el trabajo presencial, pero los directivos deberán poner todo su empeño en rediseñar no solo la ubicación, sino también la forma de trabajar, de manera que el resultado sea una organización más ágil, adaptable y resiliente, capaz de atraer y retener talento, sacar lo mejor de sus empleados y generar buenos resultados de manera sostenible.